En av de største og kanskje viktigste utfordringene som vi hører om er at det er vanskelig og tidkrevende og utvikle en organisatorisk compliance-kultur. I denne videoen skal vi vise deg hvordan du kan bruke guardREC til å innarbeide en god compliance-kultur.
Se videoen her:
SMART TAGS
Aller først skal vi ta en titt på hvordan du kan bruke Smart Tags. La oss ta for oss et scenario der de som sitter på førstelinje vil gjøre tredjelinje oppmerksom på noe spesifikt ved en kundesamtale. Si at førstelinje kanskje var litt utydelig på risiko rundt investeringsmuligheten, eller er i tvil om at kunden faktisk forstod risikoen, eller bare fikk følelsen av at de kanskje var litt vel overveiende positiv til egne fond.
Da kan førstelinje tagge denne samtalen i systemet, en såkalt “Notice-to-Compliance”, og tredjelinje kan enkelt søke opp og gå i gjennom denne samtalen spesifikt og komme med en tilbakemelding.
Si i et annet scenario der førstelinje har en sint kunde på tråden og mottar en kundeklage. En klage skal rapporteres. Da kan førstelinje tagge opptaket som en “Complaint”. Da kommer også klagen frem i månedlige compliance rapporter, og den går til daglig leder og styret. På den måten viser man transparens hele veien.
Smart Tags fungerer også andre vei fra tredjelinje mot førstelinje - en “Notice-to-Bruker”. Tredjelinje kan tagge en spesifikk samtale og påpeke god compliance eller mindre god compliance i en spesifikk samtale. F eks gjøre megler oppmerksom på at “her føler kunden seg presset til å kjøpe”.
I det store og det hele er det ikke tid til å gå gjennom alt. Men dersom du bruker Smart Tags til å påpeke det som er viktig, så er det en måte å segmentere opp dataene på. Blir man god på dette går man inn på en veldig fokusert måte, og kan ta tak i de tingene man ser.
COMPLIANCE COMMENTS
La oss også ta en kikk på hvordan du kan bruke Compliance Comments. Vi erfarer at veldig mange, mens man sitter og lytter til en samtale, gjør notater og dokumenterer compliance utenfor systemet, f eks i et excel-ark. Problemet er at notatene da lagres utenfor systemet der uautoriserte kan få tilgang.
Men med Compliance Comments kan du dokumentere og legge til kommentarer i selve systemet, mens du sitter og lytter. Disse kommentarene er også kun tilgjengelige for kontrollfunksjonen, og ikke for selve brukeren. Dette er også en god måte å samarbeide med andre Compliance Officere på, fordi de vil da også kunne se at en samtale allerede er lyttet til, og man unngår å lytte til de samme samtalene.
Å dokumentere compliance på denne måten i selve systemet, er noe som er en del av en god compliance-kultur, og ikke utenfor systemet hvor andre kan få tilgang.
RISK DETECTION
Risk detection er et annet kraftig verktøy du kan bruke for å innarbeide en god compliance kultur, og håndtere feil og hendelser før de inntreffer.
Først og fremst så kan du benytte Manuell Risk Detection, noe som er veldig fint å bruke til eskalering. Si at du har lyttet til en samtale som du er usikker på, så kan samtalen eskaleres slik at andre kan verifisere samtalen. Har du eskalert en samtale, så flagges den i rødt. Da kan f. eks. Chief Compliance Officer gå inn å godkjenne eller decline samtalen.
Så har du også muligheten til Blacklisting, dvs hvis det er spesielle kunder du ønsker varsling på. Si hvis megler har snakket med en litt tvilsom kunde, f eks en kjendisinvestor eller en investor som har laget mye bråk tidligere, så vil du bli varslet av systemet og kan gå inn og sjekke. Eller så kan du legge inn varsling dersom en kunde kjøper et type produkt du bør ha en varsling på.
Du kan også opprette Automatiske Risk Detections. Si hvis et nummer til en kunde som tidligere ikke har vært whitelistet, men plutselig skulle bli det, så kan du bli varslet. Eller du kan opprette automatiske varslinger på samtaler under en bestemt lengde, slik at du kan sjekke at det ikke er “Ring-meg-på-en-annen-linje-samtaler”.
CASE
Det siste vi skal ta for oss i denne videoen er hvordan du kan bruke Case.
Case kan først og fremst brukes mot førstelinje. Du kan samle et sett med dialoger og dele med den enkelte megler, eller sjefen for meglerbordet - f eks en bunt med gode samtaler eller mindre gode samtaler. Dette kan også brukes til opplæring av nye meglere, f eks ved å samle en case med de ti beste gjennomførte rådgivningssamtalene.
Case kan også brukes mot tredjelinje, ved at førstelinje samler gode og dårlige eksempler og spiller det inn til tredjelinje.
Sist men ikke minst, case kan også brukes mot tilsyn. Si at Finanstilsynet dukker opp på døra, så kan du pakke sammen all kundedialog i et spesifikt kundeforhold, eller all kundedialog i en spesifikk tidsperiode, og enkelt gi tilgang til Finanstilsynet i nøyaktig det de etterspør.
Kort oppsummert så er Smart Tags, Compliance Comments, Risk Detection og Case er alle veldig effektive verktøy for at du kan utvikle en god og ikke minst effektiv compliance kultur i selskapet.
Dersom du er interessert i en personlig demonstrasjon av GuardREC, fyll ut kontaktskjemaet så så tar vi kontakt med deg i løpet av kort tid.
