Microsoft Teams har vokst frem som bank og finansbransjens favorittalternativ i fravær av fysiske kundemøter. Nå lanserer GuardREC en komplett løsning for Teams compliance recording, slik at du enkelt kan imøtekomme kravene om opptak av all elektronisk kommunikasjon i henhold til MiFID II.
Jobber du i finansbransjen er sannsynligheten for at du har deltatt i et Microsoft Teams-møte i løpet av de siste månedene skyhøy.
Vårens verdensomspennende koronapandemi, og medfølgende pålegg om sosial distansering, har fremhevet viktigheten av og fremskyndet trenden med å ta i bruk fleksible arbeidsordninger som fjernarbeid og hjemmekontor, nettmøter og videokonferanser.
Teams vokste raskt frem som en vinner i kampen om nettmøtedeltakerne – og da særlig finanssektoren. I mars 2020, da vi så vidt hadde begynt å kjenne på konsekvensene av koronaviruset, rapporterte Microsoft om 44 millioner aktive brukere. En måned senere, i april, hadde plattformen hele 75 millioner brukere.
Om vi tar i betraktning at Microsoft Office 365 har over 200 millioner brukere på verdensbasis, kombinert med Microsofts annonsering om at alternativet Skype for Business har fått en end-of-life dato 31. juli 2021, tyder alt på at antallet Teams-brukere bare vil fortsette å vokse i tiden fremover.
SE VÅRT WEBINAR OM TEAMS COMPLIANCE RECORDING MED GUARDREC HER
Hvorfor velger profesjonelle aktører Teams?
Alternativene for å arrangere nettmøter og videokonferanser er mange. Plattformer som TeamViewer, Adobe Connect, GoToMeeting og Zoom tilbyr flere av de samme funksjonene som Microsoft Teams, og blant privatpersoner har særlig gratisalternativet Zoom vokst i popularitet. Så hva er grunnen til at majoriteten av profesjonelle aktører i bank og finansbransjen velger Teams?
Det enkle svaret er at det er to avgjørende faktorer: Sikkerhet og compliance.
1. Sikkerhet
I likhet med Teams kunne Zoom vise til en imponerende økning i antall møtedeltakere etter koronautbruddet – i slutten av mars var antallet møtedeltakere over 30 ganger høyere enn i desember 2019.
Dette ble likevel raskt overskygget av enorme sikkerhetshull i programvaren. Over et dusin alvorlige sikkerhets- og personvernbrudd er blitt avdekket – det mest fremtredende av dem fenomenet «zoombombing», der uinviterte personer kunne gå inn i og ta over nettmøter.
Den erfarne IT-giganten Microsoft viser på sin side til store mengder dokumentasjon på sikkerhetstiltakene, teknologien og krypteringen de har implementert for å forhindre lignende problemer med Teams-plattformen.
2. Compliance
Microsoft har i langt større grad satset mot bedriftsmarkedet, og har derfor lagt betydelige ressurser i å utvikle et API som vektlegger viktigheten av compliance-opptak, og i langt større grad tilfredsstiller MiFID II og GDPR, enn sine konkurrenter.
Dette API-et er nylig gjort tilgjengelig for eksterne aktører.
Kravene til opptak gjelder også ved bruk av Teams
For mange foretak har nettmøter blitt et nødvendig og populært alternativ i fraværet av muligheten til å ha fysiske kundemøter. Likevel stiller ikke Teams-møter på lik linje med tradisjonelle, fysiske kundemøter – der du kun er pålagt å dokumentere møtenotatene.
Teams-møter, og nettmøter og videokonferanser generelt, defineres som elektronisk kommunikasjon, og er dermed underlagt kravene om opptak i henhold til MiFID II.
Dette betyr at finansinstitusjoner er pliktige til å gjøre opptak av alle samtaler i Teams der det ytes investeringstjenester, eller samtaler som er ment å føre til at det ytes investeringstjenester.
|
Vphl. § 9-17 Telefonsamtaler og elektronisk kommunikasjon Dokumentasjonen skal også omfatte samtaler og kommunikasjon som er ment å føre til at det ytes investeringstjenester eller utøves investeringsvirksomhet. |
Typiske begrensninger med opptak
Tradisjonelt har opptak vært lokasjonsbasert, og det finnes få leverandører som tilbyr effektive løsninger for mobile opptak. Dette gjelder særlig for selskaper med ansatte som ofte er på reise i utlandet, da mobilopptak på enheter som benytter seg av roaming kan by på utfordringer.
Dagens situasjon skaper også hindre for bedrifter som benytter seg av fastlinjer, da disse naturlig nok ikke følger med de ansatte til hjemmekontoret.
Ved compliance-opptak i etablerte nettmøteplattformer, som Skype for Business, har man også møtt på enkelte begrensninger og utfordringer. Man har vært avhengig av en «on-premise»-løsning for at opptak skal fungere, og det har vært helt nødvendig at det er foretaket som initier møtet eller samtalen for å kunne gjøre opptak.
Fordi Teams-plattformen er skybasert omgår Microsoft flere av de typiske problemene man kan møte på ved compliance-opptak på tvers av forskjellige enheter og grensesnitt. Tilgangen på apper i Teams tillater brukerne å være mobile, og løser utfordringene med tradisjonelle opptak i mobile kjernenett og roaming.
Komplett compliance recording-løsning for Teams
Som en av de første aktørene på markedet har GuardREC utviklet en komplett løsning for compliance recording i Microsoft Teams.
Løsningen dekker alle kanaler i Teams, fra 1-til-1-møter og videokonferanser, til lyd, tekst og skjermdeling.
Med GuardREC Teams Compliance Recording kan du ta opp:
- Lyd (fra audio, video og PSTN/oppringing med summetone)
- Tekst (direktemeldinger, chat og fildeling)
- Video (video og skjermdeling)
Opptaksløsningen er skybasert, og krever ingen lokal installasjon eller maskinvare. Løsningen er også:
- Lokasjonsuavhengig: Opptak fungerer på tvers av avdelinger og land, og på kontor, hjemmekontor eller reise.
- Plattformuavhengig: Opptak fungerer uavhengig av om brukeren benytter seg av Teams i webgrensesnittet på PC, eller app på nettbrett og mobil.
Automatisk opptak av pliktige brukere
Opptaksløsningen krever ingen handling fra opptakspliktige møtedeltakere i det faktiske Teams-møtet.
Når foretaket har registrert sine opptakspliktige brukere i guardREC® Compliance starter opptak automatisk når en av disse går inn i et møte. Dermed fungerer løsningen uavhengig av om det er foretaket eller kunden som initierer samtalen.
Opptaket starter først når pliktige brukere går inn i samtalen, og avsluttes når de forlater samtalen. På denne måten unngår du opptak av overskuddsinformasjon. Det er også mulig å whiteliste telefonnumre og brukere på samme måte som ved opptak av mobil og fasttelefon.
Når et opptak startes vises et visuelt varsel for alle møtedeltakere, og et korresponderende varsel vises når opptaket avsluttes. Dersom en samtale rutes fra Teams via PSTN, til mobil eller fasttelefon, mottar møtedeltakeren et muntlig varsel om opptak.
Sikker lagring av data
Alle Teams-opptak som gjøres lagres på i GuardRECs system, og er søkbare på blant annet:- Samtaleeier
- Deltakere
- Dato og klokkeslett
- Varighet
- Kommunikasjonstype
Det er ikke mulig å manipulere data, feks slette deler av et opptak, og opptakene forblir lagret sikkert i fem år. Sistnevnte er konfigurerbart, og kan endres dersom selskapet er pålagt å lagre informasjonen i perioder utover dette.
Rollebasert tilgang sørger for at kun autoriserte brukere har tilgang til opptakene, og en komplett audit trail sikrer at all aktivitet med data kan spores.
Ønsker du å vite mer om GuardREC Teams Compliance Recording?
Legg igjen din kontaktinformasjon, så kontakter en av våre konsulenter deg ved første mulige anledning.
